Pořádek ve firmě bez chaosu

Manuál pro Firemního Parťáka: zaměstnanci, docházka, dovolená, projekty, klienti, časové výkazy, faktury, náklady, majetek, dodavatelé, BOZP a bezpečné ukládání dat.

✓

Jedno místo pro provoz

Přehled firmy, projekty, finance i termíny.

✓

Hlídač termínů

Splatnosti faktur, expirace smluv, školení, revize.

✓

Výkazy a fakturace

Hodiny → sazba → částka. Exporty do PDF.

✓

Data u vás + cloud

Offline režim v prohlížeči, automatická záloha na chytrenastroje.cz s licencí.

QR kód: https://chytrenastroje.cz/app/firma/

Spustit aplikaci
chytrenastroje.cz

Firemní Parťák — Manuál

Rychlý start, doporučená rutina a přehled všech modulů (co kam zapisovat).

Obsah

V PDF se obsah netiskne. V HTML je pro rychlé proklikání.

Rychlý start
Rutina ve firmě
Přehled modulů
Přehled firmy
Zaměstnanci
Docházka
Dovolená
Projekty
Klienti
Časové výkazy
Faktury & cash flow
Náklady
Majetek & smlouvy
Dodavatelé
BOZP & školení
Nastavení — záloha a synchronizace
Licence a aktivace
Instalace na plochu
Nejčastější chyby

Rychlý start (ať to hned dává smysl)

Zaměstnanci Projekty Klienti Finance

Vyplňte profil

Jméno a firma.
To se pak promítá do exportů a přehledů.

Založte lidi a klienty

Zaměstnanci: jméno, pozice, sazba.
Klienti: název, kontakt, stav.

Rozjeďte projekty

Projekt = termín, odpovědná osoba, rozpočet.
K projektu pak navazují výkazy a fakturace.

Pravidlo

Jakmile je něco “mimo hlavu”, napište to sem. Pak se neřeší dohady, kdo co kdy slíbil a kolik to stálo.

Rutina ve firmě (co zapisovat pravidelně)

🗓️

Každý den

Docházka: kdo byl přítomen / home office / absence.
Výkaz: hodiny na projektech (aspoň u fakturovatelných prací).

📩

Každý týden

Finance: přijaté platby vs. pohledávky.
Projekty: status a termíny.

📦

Každý měsíc

Náklady: fixní i jednorázové.
Majetek: zkontrolovat expirace (smlouvy, SW licence).

💾

Záloha

S aktivní licencí běží cloud sync automaticky.
Před výměnou zařízení: Synchronizovat teď.

Přehled modulů (rychlé “kdy to otevřít”)

Když víš, kam co patří, aplikace šetří čas. Když to mícháš, vzniká chaos.

LidiProjektyFinanceTermínyZálohy

Modul	Kdy ho otevřít	Co je zásadní
Přehled firmy	Každé ráno nebo před poradou.	Rychlé KPI a upozornění (projekty/termíny/finance).
Zaměstnanci	Při nástupu, změně sazby, kontaktu.	Sazba se používá ve výkazech a v přehledech.
Docházka	Každý den.	Držte to jednoduché: typ + hodiny + poznámka.
Dovolená	Když někdo žádá nebo plánujete kapacity.	Datum od–do + stav. Počet dní se spočítá.
Projekty	Na řízení zakázek.	Status + termín + odpovědná osoba + rozpočet.
Klienti	CRM a evidence.	IČO/ kontakt / stav spolupráce.
Časové výkazy	Fakturace a přehled práce.	Hodiny × sazba = částka. Stav “k fakturaci”.
Faktury & cash flow	Platební disciplína, přehled závazků.	Splatnost a stav (čeká, zaplaceno, po splatnosti).
Náklady	Řízení nákladů a plán.	Fixní vs. variabilní, kategorie, datum.
Majetek & smlouvy	Vybavení a hlídač obnov.	Expirace = upozornění (obnova smluv, licencí).
Dodavatelé	Klíčové kontakty mimo tým.	Priorita “Klíčový” pro rychlé dohledání.
BOZP & školení	Povinnosti a termíny.	Platnost do + opakování. Aplikace hlídá expirace.
Nastavení	Firma, lidé, záloha a sync, licence.	Cloud záloha na chytrenastroje.cz; volitelně Google Drive.

Přehled firmy

📊

KPI na první pohled

Zaměstnanců, aktivní projekty.
Pohledávky a cash flow za aktuální měsíc.

⚡

Rychlé akce

Nová faktura / platba.
Docházka, výkaz, náklad, zaměstnanec.

🔔

Upozornění

Aplikace umí zvýraznit věci, které “hoří”: po splatnosti, expirace do 30 dní, projekty s blížícím se termínem.

Zaměstnanci

👥

Evidence a kontakty

Pozice/funkce, typ úvazku.
Datum nástupu, telefon, email.

💸

Sazba (Kč/h)

Pomáhá u výkazů a u vyfakturované práce.
Když se sazba mění, změňte ji přímo u zaměstnance.

Docházka

🕐

Jednoduchý záznam

Zaměstnanec + datum.
Typ (přítomen / HO / dovolená / sick day / absence / přesčas).
Odpracované hodiny.

📌

Tip

Když řešíte přesčasy, dávejte typ “Přesčas” a do poznámky důvod. Ušetří to dohady při uzávěrce.

Dovolená

🏖️

Žádosti

Od–do, stav (čeká / schváleno / zamítnuto).
Počet pracovních dní se spočítá automaticky.

🧠

Kapacity

Používejte jako plán kapacit: hned vidíš, kdo je mimo a kdy.

Projekty

📋

Řízení zakázek

Klient, termín, odpovědná osoba.
Status (aktivní / pozastavený / dokončený / zrušený).

🧾

Rozpočet a sazba

Rozpočet (Kč) pro kontrolu “kolik to ještě snese”.
Sazba (Kč/h) jako doporučení pro výkazy.

Klienti

🤝

CRM minimum

Název, IČO, stav spolupráce.
Kontaktní osoba, telefon, email.

🧭

Pravidlo

Když klienta nemáš v seznamu, nejdřív ho založ a až potom zakládej projekty, faktury a výkazy. Drží to konzistenci.

Časové výkazy

⏱️

Hodiny → peníze

Vyber zaměstnance a projekt.
Hodiny + sazba → aplikace dopočítá částku.
Stav: k fakturaci / vyfakturováno / interní.

📄

Export do PDF

Výkazy lze vyexportovat do PDF pro klienta nebo pro interní přehled.

Faktury & cash flow

💰

Opravdová faktura

Položky, automatické číslo, variabilní symbol.
PDF doklad s QR platbou (doplňte účet v Moje údaje).
ARES doplní IČO, název, DIČ a adresu u klienta.
Z výkazů „k fakturaci“ jde vystavit fakturu jedním krokem.

⏳

Po splatnosti

Sleduj modul Finance pravidelně. Z pohledávek po splatnosti vzniká nejdražší “úvěr”.

📄

Export do PDF

Přehled faktur lze vyexportovat do PDF (kontrola, účetní, interní report).

Náklady firmy

📉

Fixní vs. variabilní

Fixní = opakuje se (nájem, služby).
Variabilní = jednorázové (vybavení, kampaně).

🧾

Kategorie

Když držíš stejné kategorie, přehled měsíců/roku začne dávat smysl.

Majetek & smlouvy

🖥️

Hlídač expirací

Expirace/obnova (datum) = upozornění do 30 dní.
Užitečné pro SW licence, pojistky, smlouvy.

🔎

Evidence položek

Kategorie, přiřazení na člověka.
Sériové číslo/číslo smlouvy.

Dodavatelé & klíčové kontakty

🚚

Kontakty mimo firmu

Účetní, právník, IT, správa budovy.
Priorita: klíčový / standardní / příležitostný.

📞

Když hoří, nechceš hledat

Dej klíčovým kontaktům prioritu “Klíčový”, ať jsou hned nahoře.

BOZP & školení

🦺

Povinnosti a termíny

Školení, lékařské prohlídky, revize, certifikáty.
Platnost do + opakování.

✅

V pořádku

Přehled ukáže, co je platné, co brzy expiruje a co nemá datum.

Nastavení — záloha a synchronizace

☁️

Cloud záloha (výchozí)

S aktivní licencí se data automaticky ukládají na chytrenastroje.cz.
Stejný licenční klíč na dalším zařízení (libovolný počet zařízení).
Změny se mezi zařízeními synchronizují samy — pracovat můžete i na více zařízeních zároveň.

📁

Google Disk (volitelně)

V Nastavení → Záloha rozbalte Volitelně: Google Disk.
Nejdřív Připojit Google, pak Ukládat na Google Disk. Hlavní záloha zůstává na chytrenastroje.cz — na novém zařízení obnovíte data licenčním klíčem.

🔑

Ztratil jsem klíč v aplikaci

Zadejte stejný licenční klíč znovu (e-mail od nákupu nebo podpora). Po reinstalaci může proběhnout obnova zařízení (max. jednou za 15 dní).

🗑️

Smazat všechna data

Je nevratné — smazání se přes synchronizaci může projevit i na ostatních zařízeních. Než ho použiješ, napiš podpoře.

📱💻

Praktický denní režim

Přes den zapisujte práci hlavně v mobilu, večer udělejte kontrolu a vyúčtování na počítači. Data se mezi zařízeními synchronizují sama — všechna máte vždy po ruce.

📱

Mobilní navigace

V Nastavení → Aplikace si můžeš nastavit, co bude v dolní liště na mobilu (4 tlačítka). Vyber si moduly, které používáš nejčastěji.

Licence a aktivace

🔑

Jak aktivovat

Otevři Nastavení → Firma → Vlastník a licence.
Vlož klíč a potvrď.
Jeden klíč na libovolný počet zařízení.

📶

Offline režim

Aplikace umí běžet i offline. Pro ověření licence se občas potřebuje připojit k internetu, aby se platnost obnovila.

Instalace na plochu / do Docku (ikona)

💻

Android

Otevři aplikaci v Chrome.
Menu ⋮ → “Instalovat aplikaci”.
Spouštíš jako normální aplikaci.

🍎

iPhone / iPad

Otevři v Safari.
Sdílet → “Přidat na plochu”.
Spouští se z ikonky.

💻

Mac

Safari: nahoře v liště Soubor → Přidat do Docku… → Přidat (macOS Sonoma 14 a novější).
Chrome: ikona Instalovat vpravo v adresním řádku (nebo ⋮ → Uložit a sdílet → Instalovat stránku jako aplikaci).
Ikona je v Docku a v Launchpadu. Připnout v Docku: pravé tlačítko na ikoně → Volby → Ponechat v Docku.

🖥️

Windows

Otevři v Chrome nebo Edge.
Ikona Instalovat vpravo v adresním řádku.
Aplikace je v nabídce Start, můžeš ji připnout na hlavní panel.

Nejčastější chyby (a jak se jim vyhnout)

Nesedí finance

Chybí splatnosti nebo se nemění stav faktury.
Řešení: u každého dokladu drž “splatnost + stav”.

Výkazy jsou pozdě

Po týdnu už se hodiny odhadují.
Řešení: zapisuj denně nebo aspoň 2× týdně.

Ztráta dat

Častá příčina: vymazání dat prohlížeče.
Řešení: znovu zadat licenční klíč a Synchronizovat teď (cloud záloha).

✓

Záchrana po problému

Když dojde k chybě při načítání dat, aplikace nabídne obnovu předchozí verze.

Podpora

💬

Když něco nesedí

Pošli popis: co jsi dělal, v jakém modulu, verzi aplikace a screenshot obrazovky.