Proč srovnávat zrovna s Excelem

Většina malých bister, jídelen a kaváren nemá drahý pokladní systém se skladem. Mají Excel: jednu tabulku na suroviny, druhou na receptury, třetí na polední menu a papír na inventuru. Funguje to, dokud to někdo každý večer poctivě přepisuje.

Tento článek vznikl z praxe. Majitelka provozu, která všechno vedla v Excelu, si pořídila Gastro Parťáka a narazila na to, co začátečníky trápí nejvíc: jak odepsat prodané jídlo ze skladu, proč inventura neukazuje ceny a jak nastavit polední menu. Na základě jejích otázek jsme aplikaci upravili tak, aby za ni dělala co nejvíc sama. Níže je poctivé srovnání úkol po úkolu.

1. Začátek: nemusíte nic přepisovat

2. Prodal jsem jídlo — jak se odečtou suroviny?

Tohle je v Excelu nejpracnější a v praxi se to prostě nedělá. Proto stav skladu v tabulce za týden nesedí a inventura ukáže „ztráty“, které jsou ve skutečnosti jen neodepsaný prodej.

Automaticky

Když zapíšete tržbu rozepsanou po jídlech nebo po obědě „Kolik se prodalo“, suroviny se odepíšou samy. Opravíte-li počet, odepíše se jen rozdíl; smazaná tržba suroviny vrátí.

Připomínka

Od 14 hodin vám Přehled připomene Zapište dnešní prodej, dokud ho ten den nezapíšete. Každý odpis je v historii suroviny — víte, kdo, kdy a proč.

3. Inventura: 2 minuty denně místo večera s papírem

Ceny se doplní samy. Stav i cena za jednotku přijdou ze skladu už při psaní názvu. Když surovina ve skladu cenu nemá, zadáte ji v inventuře a uloží se i do skladu — starší záznamy se dopočítají.

Proč chybí zboží? U manka Parťák napíše příčinu: buď „od minulé inventury nebyl zapsaný žádný prodej“ (neodepsané suroviny), nebo „spotřebovalo se 4,5 kg a chybí navíc 2 kg — 44 %“, tedy odpad, velké porce nebo ztráta.

Uzávěrka pro účetní: Inventura → Uzávěrka (PDF) připraví inventurní soupis s hodnotou skladu k datu, i jako CSV do Excelu.

4. Polední menu bez Wordu a Canvy

• Kolik se prodalo: po obědě zapíšete prodané porce — suroviny se odepíšou a příště Parťák navrhne počet porcí podle skutečného prodeje (víc, když se jídlo vyprodává).
• Jídlo bez receptury: stačí název a cena. Začít jde i bez receptur, doplníte je postupně.
• Alergeny jedním potvrzením: když surovinám chybí alergeny, Parťák je předvyplní podle názvu (mouka a strouhanka 1, vejce 3, máslo a smetana 7…) a vy jen potvrdíte.

5. Nákup a minimum: co dochází, víte dřív než kuchař

Při naskladnění (dodávka, faktura, sken čárového kódu) se u mléčných výrobků, masa, ryb, pečiva a zeleniny doplní „Spotřebovat do“ podle obvyklé trvanlivosti. Na tom stojí menu ze zbytků — Parťák navrhne jídla, která suroviny spotřebují dřív, než se vyhodí.

Srovnání v jedné tabulce

Kdy vám Excel klidně stačí

Poctivě: pokud máte 10 položek na lístku, sklad kontrolujete okem a nikdy nevyhazujete jídlo, Excel je v pořádku. Gastro Parťák dává smysl ve chvíli, kdy nevíte, kolik vás stojí porce, inventura ukazuje rozdíly, které neumíte vysvětlit, nebo když tabulky umí jen jeden člověk v provozu.

Jak přejít z Excelu za jedno odpoledne

1. Sklad: zkopírujte tabulku surovin z Excelu a vložte ji (Sklad → Další akce → Vložit z Excelu).
2. Receptury: zadejte 5–10 nejprodávanějších jídel, u každé suroviny gramáž. Food cost a marže se spočítají samy.
3. Alergeny: klepněte na „alergeny doplnit“ a potvrďte předvyplněná čísla.
4. První inventura: Inventura → Rychlá inventura, po místech, „Sedí“.
5. Každý den: Polední menu → Navrhnout menu, po obědě Kolik se prodalo, na Přehledu Dnes spočítat. To je celé.

Aplikace běží v prohlížeči na mobilu, tabletu i počítači a jde ji nainstalovat jako ikonu — na Macu v Safari přes Soubor → Přidat do Docku. U každé obrazovky je otazník s návodem.